本日、第２回となる幹事の打ち合わせを、ココス渋川有馬店で行いました。
参加者は、市村、箕輪、岩崎の幹事３名と、駆けつけてくれた相川隆弘くんです。
☆ 打ち合わせた内容は、以下のとおりです。
① 参加者について
→ 本日現在で６１名。ホテルサンダーソンへ打ち合わせ直前に人数連絡を入れました。
→ 以後、同窓会１週間前までは調整が可能のようですが、出欠情報・変更等は、ぜひお早目にお知らせください。もちろん、参加申し込みは歓迎します！！
② 宿泊希望者について（同窓会参加の場合、3,800円で宿泊可）
→ 希望者２名につき、ホテルへ連絡しました。まだ空室があるようですが、ご希望の方はお早目に幹事までお知らせください！
③ 会計案について
→ 参加者数がほぼ固まりましたので、会計案を検討しました。収支のバランスについては、先生方を除き60名で積算していたため（現状56名）、現状はほぼトントンか若干の赤字が出る予想となっています。
→ なお、残金が発生した場合の取り扱いについて、第１回幹事打ち合わせにおいて「残金をすべて古巻中学校へ図書費等の名目で寄付する」という提案がなされています。詳しくは、当日にお諮りする予定です。
④ 当日の二次会について
→ 検討の結果、幹事からは、ホテルサンダーソンの二次会プランを提案します。
ホテル内の別会場にて行います。会費は3,000円です（おつまみ４品と飲み放題付）参加希望は、当日の受付にて承ります。ゆっくりとお話したい方は、宿泊とあわせてぜひどうぞ！
⑤ 同窓会次第について
→ 開宴から締めまでの段取りと役割分担を確認・検討しました。
なお、次第のなかでは、幹事以外のみなさんにご協力いただく場面もあります。幹事団から事前にお声をかけさせていただきますので、その際は、ぜひともお力添えをお願いします。
⑥ 参加者名簿・芳名帳等の取り扱いについて
→ 個人情報保護の重要となった現在、同窓会名簿の取り扱いについては、とてもデリケートな課題となっており、同窓生の中からも提案を受けています。そこで、事前に同窓会としての共通認識を作り、参加者に不利益のない慎重な取り扱いができるよう検討しました。現幹事の意見は以下のとおりとし、当日お諮りしたいと思います。
〇 今回の参加者名簿については、参加者への配布は行いません。
〇 受付で、芳名帳へ氏名・住所・電話番号の記入をいただきますが、記入は任意とします。
〇 芳名帳に記載された個人情報は、次回以降の同窓会開催連絡にのみ利用することとします。
〇 芳名帳は、現幹事を代表し、次回まで市村が責任をもって保管します。
〇 同窓会公式Gmailに参加申し込みをしていただいた方々のメールアドレスについては、同窓会の会計報告等が終了し次第、流出防止のためメーラー上から消去します。
⑦ 次期開催及び幹事について
→ 世の中の同窓会と同様、わたしたちの同窓会も、次期の幹事設定が悩ましいところです。次回の開催や幹事設定について、現幹事として意見交換を行いました。現幹事の意見は、以下のとおりです。こちらも、当日にお諮りします。
〇 次期幹事の直接指名や、幹事の持ち回り制は、現状では提案できる状況にありません。
〇 次の開催時期については、現幹事として５年後（２０１９年）を提案します。
〇 それまでの間、現幹事の市村へ芳名録の管理を一任するとともに、次期の発起人を委任します。
